업무를 진행하면서 컨택 메일을 작성하는 일은 매우 중요합니다. 메일은 상대방과의 첫인상을 좌우할 수 있는 도구이기 때문에, 명확하고 간결하게 작성하는 것이 필요합니다. 이번 글에서는 회사 업무 컨택 메일을 효과적으로 작성하는 방법을 소개합니다.
1. 명확한 제목 작성
메일 제목은 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 간결하고 명확하게 작성해야 합니다. 제목만으로도 메일의 목적과 긴급도를 알 수 있어야 합니다.
- 예시:
- [요청] 3월 10일까지 보고서 제출 부탁드립니다.
- [안내] 회의 일정 변경 공지드립니다.
답장율을 높이는 콜드메일 작성법
가끔씩 브런치를 통해 제안이 옵니다. 일명 콜드메일(cold mail)이죠. 대부분은 협업을 제안하는 내용인데요. 거절을 하더라도 웬만하면 답장을 합니다. 제안을 해주신 것 자체가 감사하니까요.
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2. 기본 형식 지키기
메일은 형식을 갖추어야 공손하고 명확한 인상을 줄 수 있습니다. 기본 구조는 다음과 같습니다:
- 인사말: 상대방과의 관계에 맞게 정중하게 시작하기
- 메일 목적: 핵심 내용을 명확하게 전달
- 추가 설명: 필요한 경우 세부 내용 추가
- 마무리 인사: 정중한 마무리와 다음 액션 명시
- 서명: 이름, 직책, 연락처 포함하기
3. 간결하고 명확하게 작성
메일은 긴 글보다는 짧고 핵심만 전달하는 것이 중요합니다. 문장이 길어지면 읽는 사람이 잘못 해석할 가능성이 높아지므로, 두 문장으로 잘라서 쓰는 것이 좋습니다.
- 예시:
- “회의 일정을 조정하여 3월 15일 오후 2시로 변경했습니다. 참석 가능 여부 회신 부탁드립니다.”
4. 요청 사항 명확히 전달
메일을 작성할 때, 요청하는 바를 명확하게 전달해야 합니다. 필요한 데이터, 일정, 가능 여부 등을 명확한 워딩으로 작성하세요.
- 예시:
- “당월 A사 거래선 대응이 얼마나 가능할지 수량 회신 부탁드립니다.”
5. 첨부파일 확인
첨부파일을 포함한 메일을 보낼 때는 첨부파일을 빠뜨리지 않았는지 꼭 확인하세요. 첨부파일이 없으면 메일의 목적이 무의미해질 수 있습니다.
6. 검토 후 발송
메일을 작성한 후에는 반드시 검토하는 시간을 가지세요. 맞춤법, 문장 길이, 요청 사항 등이 명확한지 확인하고, 필요시 수정하세요.
컨택 메일은 단순한 업무 연락 수단이 아니라, 본인의 커뮤니케이션 능력을 보여주는 중요한 도구입니다. 명확하고 예의 바른 메일을 작성하면 상대방에게 신뢰를 줄 수 있고 업무 효율도 높아집니다. 위의 팁들을 활용하여 프로다운 메일을 작성해 보세요!